Vous vous interrogez sur l’inventaire et vous souhaitez savoir comment le réaliser efficacement ? Fréquemment associé à la clôture annuelle des comptes, l’inventaire constitue en réalité un véritable état des lieux, indispensable pour garantir la fiabilité des données comptables et l’exactitude des informations liées au patrimoine de l’entreprise. Trop souvent perçu comme une simple formalité administrative, l’inventaire recouvre en réalité une véritable fonction stratégique pour l’entreprise. Mais alors, que recouvre exactement la notion d’inventaire ? Est-il obligatoire pour toutes les entreprises ? Sa réalisation dépend-elle de l’activité ou de la taille de la structure ? Rassurez-vous, Acolyt s’est penché sur toutes ces questions dans cet article ! 

L’inventaire vise à donner à l’instant T une photographie précise de tous les biens que possède une entreprise. Véritable point de repère, l’inventaire permet de dresser un bilan fidèle du patrimoine d’une entreprise, mais également de l’évaluer et de garantir la cohérence entre les données théoriques et les données réelles. 

Ainsi, l’inventaire comptable permet de comptabiliser tout ce qui figure au bilan d’une entreprise, autant l’actif que le passif. Il est souvent réalisé à l’aide d’un logiciel de comptabilité. L’inventaire physique, quant à lui, permet de compter matériellement tous les éléments composant un stock de marchandises (pièces, matières premières, véhicules, etc.). 

L’édition des rapprochements entre l’inventaire comptable et l’inventaire physique permet de faire état d’éventuels écarts et, le cas échéant, d’agir sur l’efficience de la gestion des stocks.

Lorsque l’on évoque l’inventaire, on pense instantanément à l’obligation légale. Et c’est un fait ! En droit français, l’article L. 123-12 du code de commerce dispose que “toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant […] doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise”. 

Tous les commerçants français doivent donc obligatoirement, a minima une fois par an, réaliser un inventaire. Pour autant, dresser un inventaire n’en reste pas moins indispensable pour tout type d’entreprise établie en France. En effet, les inventaires peuvent s’avérer de véritables outils d’amélioration puisqu’ils offrent à l’entreprise l’opportunité : 

• D’évaluer la pertinence et le bon fonctionnement des process en place ;
• De corriger ou perfectionner la gestion de ses stocks. Par exemple, si l’inventaire révèle des différences entre le stock théorique et le stock réel, il peut s’agir de pertes ou de vols nécessitant l’amélioration des process de gestion des stocks ; 
• D’optimiser la prise de décisions d’achat. En disposant d’un inventaire fiable, l’entreprise évite les achats inutiles, comme l’acquisition de matériel déjà en stock et le surstockage, souvent coûteux en termes d’espace en entrepôt. Il donne également une vision claire des besoins à venir en prévenant les ruptures de stock. 

Il existe plusieurs types d’inventaires, chacun répondant à des besoins spécifiques en fonction de l’activité de l’entreprise.

L’inventaire annuel constitue le minimum requis pour les commerçants français devant se conformer aux obligations légales. Réalisé une fois par an, il permet de comparer les stocks enregistrés dans les systèmes de gestion (stock théorique) avec les quantités réellement présentes dans l’entrepôt logistique (stocks physiques). 

Elle s’effectue généralement en fin d’exercice comptable et peut nécessiter, selon l’activité de l’entreprise, une fermeture temporaire des entrepôts ou de l’établissement afin de garantir la fiabilité du comptage.

L’inventaire périodique consiste à réaliser plusieurs opérations d’inventaire au cours de l’année, selon un calendrier prédéfini. Il peut être établi de manière trimestrielle, semestrielle ou selon toute autre fréquence adaptée à l’activité de l’entreprise.

Son objectif reste identique à celui de l’inventaire annuel : vérifier la concordance entre les données comptables et les stocks physiques. Cette méthode est particulièrement utile pour les entreprises dont les flux sont dynamiques ou sensibles, car elle limite les risques liés à une détection tardive des erreurs.

Contrairement aux inventaires ponctuels, l’inventaire tournant repose sur un comptage régulier et planifié d’une partie du stock tout au long de l’année. Chaque zone, produit ou famille d’articles est contrôlé selon un calendrier établi, permettant une couverture complète sur une période donnée.

Cette méthode présente un avantage majeur : elle s’intègre au fonctionnement quotidien de l’entreprise, sans nécessiter d’interruption d’activité ni de fermeture temporaire des entrepôts.

L’inventaire permanent repose sur un suivi en continu des mouvements de stock, permettant à l’entreprise de disposer, à tout moment, d’une vision actualisée de ses disponibilités. Chaque entrée ou sortie est enregistrée en temps réel, ce qui rend le comptage physique moins fréquent, voire ponctuel, uniquement à des fins de vérification.

Particulièrement adapté aux structures disposant de flux logistiques complexes ou à forte rotation, l’inventaire permanent s’appuie sur des logiciels de gestion des stocks performants (type WMS ou ERP).

1. S’appuyer sur un logiciel de gestion adapté

La méthode du papier/crayon est certes la plus ancienne, mais pas la plus efficace. Un logiciel performant permet non seulement de centraliser toutes les données, mais aussi de suivre chaque ligne de stock en temps réel, de générer automatiquement des documents d’inventaire et d’en faciliter l’édition. 

2. Définir un calendrier adapté

Comme vu précédemment, en France, la loi impose un inventaire annuel. Toutefois, selon la nature de votre activité, le type de produits stockés ou la rotation de votre stock, il peut être judicieux de programmer des inventaires plus fréquents. 

3. Pouvoir identifier clairement les articles

Les difficultés rencontrées lors des inventaires reposent souvent sur des erreurs d’étiquetage. Des étiquettes lisibles et une bonne organisation des rayonnages permettent de gagner du temps durant les inventaires. 

4. Gérer les stocks invendus, périmés ou endommagés

Retirer régulièrement ce type de produits de vos bases et de vos zones de stockage permet de libérer de l’espace en entrepôt, d’optimiser vos flux de production et de simplifier vos opérations d’inventaire.

Vous savez désormais ce qu’est un inventaire et connaissez les méthodes à privilégier pour le mener efficacement. Son efficacité dépend en grande partie d’une gestion logistique parfaitement orchestrée. Chez Acolyt, nous mettons à votre service une expertise logistique complète et personnalisée, pensée pour s’adapter à vos enjeux spécifiques et à vos contraintes métiers. Contactez-nous pour échanger sur vos projets et découvrir comment nous pouvons vous accompagner !