Qu’est-ce qu’un bon de livraison et à quoi sert-il ?

Dans la gestion logistique d’une entreprise, le bon de livraison est un document incontournable. Il accompagne l’expédition de chaque produit, atteste des quantités livrées et sécurise la relation entre vendeur et client. Sans lui, l’entreprise s’expose à des risques de retard de facturation et de perte de traçabilité.

Dans ce guide, découvrez en quoi consiste un bon de livraison, quelles mentions doivent y figurer, ainsi que les méthodes pour le créer facilement. Nous vous fournissons également des modèles prêts à l’emploi aux formats PDF, Word et Excel pour réduire les erreurs et accélérer votre gestion logistique.

Un bon de livraison est un document qui accompagne les marchandises lors de leur expédition. Il indique les produits envoyés, leurs quantités, la date et l’identité des parties concernées. Il sert de preuve de remise lorsqu’il est signé par le client.

Son rôle dépasse toutefois la simple confirmation : il constitue aussi un outil de traçabilité interne, utile pour le suivi des commandes, la facturation et le service après-vente. Dans une PME de distribution comme un e-commerce, il fait le lien entre la commande, l’expédition et la facture. Mieux encore : il donne la possibilité d’émettre des réserves précises lorsqu’un colis arrive abîmé ou incomplet. Ce simple document suffit ainsi à éviter un litige plus sérieux entre le fournisseur de la marchandise et le destinataire.

Le bon de livraison n’est pas un document fiscal imposé par la loi. Cependant, il peut être exigé dans un contrat, demandé lors de certaines procédures administratives ou tout simplement utilisé pour organiser plus efficacement les opérations internes.

Dans la pratique, il est recommandé de l’adopter de manière systématique, même lorsque la relation avec le client repose sur la confiance. En cas de désaccord entre le fournisseur et le destinataire, un bon de livraison daté, signé et correctement renseigné constitue une preuve difficile à contester.

Pour remplir son rôle, un bon de livraison doit faire figurer certaines informations essentielles :

• L’identité du vendeur et du client, adresses et coordonnées utiles ;
• Le numéro unique de bon de livraison et date d’émission ;
• La référence de la commande d’origine ;
• Une description claire des produits : références, désignations, quantités ;
• Si pertinent, le numéro de lot, de série ou de conditionnement ;
• Le nom et la signature du réceptionnaire, avec la date et l’heure.

Plus le bon est détaillé, plus il est protecteur. Ainsi, au lieu de noter simplement « colis abîmé », il est préférable d’écrire « trois cartons référence A123, coins endommagés », ce qui constitue une réserve claire et exploitable à postériori.

Parfois confondus, ces trois documents interviennent pourtant chacun à une étape différente de la gestion des commandes :

• Le bon de commande formalise l’accord d’achat avant toute expédition ;
• Le bon de livraison intervient au moment de la remise des marchandises et fixe la réalité de ce qui a été livré ;
• La facture intervient ensuite, pour matérialiser la créance et permettre l’enregistrement comptable.

À ces trois pièces principales s’ajoutent parfois la note de réception, émise par le client pour confirmer la réception des marchandises, et le bon de retour, utilisé lorsqu’un produit doit être renvoyé.

Une bonne pratique consiste à rapprocher systématiquement les bons de livraison et les factures correspondantes afin d’éviter les écarts et de limiter les réclamations ultérieures.

Si vous souhaitez conserver une preuve physique de vos expéditions, un modèle clair qui reprend les informations essentielles concernant le vendeur, le client, les articles et les quantités. 

Pour un meilleur suivi, la numérotation des bons doit être organisée selon une séquence logique, par exemple année suivie d’un numéro d’ordre. Un exemplaire est remis au client tandis que l’autre est conservé par l’entreprise, de préférence scanné le jour même pour éviter les pertes.

Dans sa version numérique, le bon de livraison présente plusieurs avantages. Il peut être généré de manière autonome grâce à l’automatisation logistique depuis un logiciel de facturation, un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) ou un WMS (Warehouse Management System), puis transmis par email.

La signature électronique peut être collectée directement sur une tablette ou un smartphone, avec des éléments complémentaires comme l’horodatage, l’identité du signataire ou encore la géolocalisation.

Sur le terrain, la différence est nette : finies les ressaisies, les erreurs et les retards de facturation. La dématérialisation renforce aussi la traçabilité des marchandises lors des audits ou des contrôles internes.

Lorsque toute la commande n’est pas expédiée en une seule fois, il faut soit établir un bon distinct pour chaque envoi, soit indiquer clairement les lignes restées en attente. Cela permet au client de savoir exactement ce qui a été livré, et votre facturation peut s’aligner sur la réalité des flux.

Les réserves gagnent à être courtes et précises : indiquez la quantité, la référence et l’état constaté. L’ajout de photos, lorsqu’il est possible, renforce la valeur des observations. Ces informations doivent être transmises rapidement au vendeur afin de favoriser une résolution amiable et protéger la relation commerciale.

En cas de retour de marchandises, votre entreprise doit émettre un bon de retour qui fait le lien avec la facture initiale. Il s’agit d’un document important pour le service après-vente : grâce à lui, l’entreprise peut tracer précisément les retours, accélérer le traitement des demandes et éviter les doublons. Un suivi rigoureux des bons de retour facilite l’analyse des causes récurrentes de réclamations et contribue ainsi à améliorer la qualité des services et de la relation client.

Un bon de livraison efficace repose aussi sur une organisation rigoureuse de la numérotation et de l’archivage. Chaque document doit porter un numéro unique, souvent construit à partir de l’année, du site et d’une séquence d’ordre, tandis que l’ajout d’un code-barres ou d’un QR code facilite la recherche et le rapprochement avec la commande initiale.

Quant à l’archivage documentaire, nous vous recommandons de définir des durées de conservation précises ainsi que des règles d’accès. Vous garantissez ainsi la conformité légale de vos archives, ainsi que leur traçabilité la protection des informations sensibles qui s’y trouvent.

Le bon de livraison est un document simple mais indispensable dans votre gestion logistique. Qu’il soit établi sur papier ou en version numérique, son efficacité dépend de la précision des mentions, de la cohérence de la numérotation et de procédures claires pour gérer les cas particuliers.