Approvisionnement | Méthodes et stratégies de gestion des flux

L’approvisionnement occupe une place centrale dans le bon fonctionnement d’une entreprise. Il permet d’assurer la disponibilité des produits, des matières premières ou des articles nécessaires à la production ou à la vente, tout en évitant les ruptures de stock. Maillon central de la supply chain, il influence directement la continuité des opérations et la maîtrise des coûts. Heureusement, il existe aujourd’hui des méthodes éprouvées pour optimiser la gestion des approvisionnements. 

Mais concrètement, que recouvre la notion d’approvisionnement ? Quelles sont les méthodes permettant d’assurer une bonne gestion des flux ? 

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L’approvisionnement désigne l’ensemble des opérations qui permettent à une entreprise de disposer, en temps voulu, des ressources nécessaires à son activité. Il vise à maintenir un niveau de stock optimal pour garantir la production ou la fourniture de services, tout en maîtrisant les coûts et en évitant les ruptures de stock. 

L’approvisionnement concerne tous les types d’entreprise. Des usines de production aux enseignes de distribution, en passant par des entreprises commerciales classiques ou encore des artisans. Qu’il s’agisse de matières premières, de composants, de produits finis ou d’articles destinés à la vente, la bonne gestion des approvisionnements est essentielle pour assurer la continuité des opérations de l’entreprise concernée. 

Le cycle d’approvisionnement s’étend de l’identification des besoins jusqu’à la réception et au stockage des marchandises. Il implique plusieurs services de l’entreprise, notamment les achats, la logistique, la production, mais aussi la gestion administrative et le contrôle qualité.

Prenons un exemple concret, pour un artisan céramiste, l’approvisionnement consiste à commander une quantité précise d’argile, matière première essentielle à la fabrication des pièces qu’il doit fabriquer pour pouvoir les revendre. Pour une entreprise e-commerce, il s’agit de maintenir un stock suffisant de produits en entrepôt logistique pour pouvoir répondre aux commandes des clients et organiser leur expédition dans les délais. L’objectif reste toujours le même : s’assurer que les produits ou matières premières sont disponibles en quantité suffisante.

Une bonne gestion des approvisionnements conditionne directement la capacité de l’entreprise à produire, livrer et satisfaire ses clients. Une mauvaise gestion des approvisionnements peut conduire à des ruptures de stock. Sans les matières premières ou les produits nécessaires à son activité, l’entreprise ne peut ni produire ni livrer dans les délais prévus, avec toutes les conséquences que cela implique au niveau de la satisfaction client. 

À l’inverse, une commande excessive peut encombrer les entrepôts, engendrer des coûts de stockage inutiles, voire conduire à des pertes financières. Cela concerne particulièrement les entreprises manipulant des marchandises périssables. Il est donc essentiel de trouver le bon équilibre afin de garantir la fluidité de la supply chain.

La gestion des approvisionnements repose sur des stratégies spécifiques, adaptées aux besoins, aux objectifs, et à l’activité de chaque entreprise. On distingue principalement deux grandes familles de méthodes : celles basées sur l’analyse des données historiques, et celles orientées sur les besoins actuels. Chacune présente des avantages et des limites qu’il convient de maîtriser pour faire le bon choix.

Ces approches exploitent les historiques d’achats, de ventes et de production pour anticiper les besoins futurs. La méthode empirique s’appuie sur les ventes passées et donc les commandes passées pour réaliser les approvisionnements actuels. Bien qu’elle puisse fonctionner dans un contexte stable, elle manque d’agilité. Cette méthode ne prend pas en compte les évolutions du marché ni les nouveaux besoins. Elle peut donc générer des écarts importants, conduisant inévitablement à des surstocks ou à des ruptures de stock. 

La méthode prévisionnelle se base également sur l’analyse des précédents achats et ventes. En revanche, elle les croise avec des études de marché, des données concurrentielles et des tendances de consommation. Elle permet une meilleure planification de l’approvisionnement.

Ces stratégies partent du principe que l’approvisionnement doit répondre uniquement à la demande actuelle, afin d’éviter les surstocks ou les ruptures. 

La méthode calendaire, par exemple, consiste à planifier les commandes à date fixe, en s’appuyant sur les volumes prévus. Cette méthode est efficace dans un contexte de ventes régulières, mais peu flexible si la demande est fluctuante. 

Avec la méthode Kanban, au contraire, les flux de commandes sont lissés en fonction de la consommation réelle. Le but étant de conserver un niveau de stock constant. Cette méthode d’inspiration japonaise nécessite une grande organisation et une véritable efficience de la supply chain. 

La méthode du point de commande, quant à elle, repose sur la définition d’un seuil d’alerte (ou stock minimum de sécurité). Dès que ce seuil est atteint, une commande est déclenchée. Ce système dynamique permet de maintenir un niveau de stock optimal, à condition d’avoir une bonne visibilité sur les délais de livraison et la fiabilité des fournisseurs.   

La méthode juste-à-temps (JAT) vise à répondre entièrement et uniquement à la demande. L’objectif est de réduire au maximum les stocks et de ne commander que ce qui est nécessaire, au moment nécessaire. Cette méthode limite considérablement les coûts de stockage, mais elle repose fortement sur la réactivité des fournisseurs. Toute rupture dans la chaîne peut entraîner des interruptions d’activité.

Un processus d’approvisionnement efficace repose sur 6 étapes visant à répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise, tout en maîtrisant les coûts, les délais et la qualité des produits ou des services octroyés.

C’est la première brique d’un approvisionnement réussi. C’est un juste équilibre à trouver afin de commander les bonnes quantités et ne pas devoir se réapprovisionner trop rapidement ou au contraire, avoir un stock d’invendus important en fin de saison.

Sélectionner les bons fournisseurs implique d’évaluer plusieurs critères essentiels tels que la qualité des produits ou matières premières, les délais de livraison, la fiabilité et l’agilité du fournisseur, les conditions de paiement ou encore les prix pratiqués.

Chaque entreprise doit adapter son processus d’approvisionnement à son modèle économique, à la saisonnalité de son activité, et à la nature des produits qu’elle vend. Cette étape est primordiale puisqu’elle va permettre à l’entreprise d’optimiser ses ressources, de rester agile face à la demande, et de garantir la continuité des opérations.

Une fois le processus défini, la phase opérationnelle peut être déployée. Elle englobe notamment les demandes d’achat, la passation des commandes, la réception des marchandises, le contrôle qualité, la facturation, etc. L’utilisation d’un ERP ou d’un logiciel de gestion des achats permet d’automatiser certaines tâches, d’éviter les erreurs et de gagner en réactivité. 

Pour assurer une amélioration continue, il est indispensable de mettre en place et de suivre des indicateurs de performance (KPI). Ces données permettent d’évaluer l’efficacité du processus d’approvisionnement mis en place, et d’ajuster la stratégie en conséquence si nécessaire.

La gestion des coûts ne se limite pas à la négociation avec les fournisseurs. Elle passe également par la réduction des frais de stockage, une meilleure maîtrise des quantités commandées, la baisse des coûts logistiques, l’anticipation des hausses de prix des matières premières, ainsi que la limitation des pertes liées aux produits périssables, invendus, ou obsolètes

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