Effitrace et Spacefill : pilotez votre logistique en temps réel

Externaliser sa logistique devrait libérer du temps. En pratique, beaucoup de marques e-commerce passent encore leurs journées à chercher des informations qui devraient être à portée de clic. Le stock est-il disponible ? Cette commande a-t-elle bien été expédiée ? Ce retour a-t-il été réceptionné ? La plupart des logisticiens proposent un portail client. Mais un portail n’a de valeur que si les données qu’il affiche correspondent à la réalité de l’entrepôt, à l’instant où on les consulte, et si elles s’intègrent aux outils que vos équipes utilisent déjà. C’est précisément ce qu’Acolyt a construit, en s’appuyant sur deux outils complémentaires : Effitrace, le WMS qui pilote les opérations en entrepôt, et Spacefill, le portail côté client, pensé pour vos équipes.

En effet, la logistique n’est plus un sujet d’arrière-boutique. Les délais de livraison, la qualité de préparation des commandes et la rapidité de traitement des retours sont devenus des critères de choix aussi déterminants que le prix ou le produit lui-même. Chacune de ces variables se pilote, à condition d’avoir accès aux bonnes données.

En pratique, de nombreuses équipes e-commerce fonctionnent encore de façon fragmentée. Le logisticien a ses outils, la marque a les siens, et la communication entre les deux passe par des demandes via des tickets, ou des tableaux partagés. Ce fonctionnement génère des délais, des erreurs d’interprétation et une perte de temps qui s’accumule à mesure que les volumes augmentent.

Le problème n’est pas l’absence d’outils. C’est l’absence de connexion entre eux. Quand les informations logistiques ne remontent pas automatiquement dans les solutions utilisées au quotidien par les équipes, chaque question devient une friction. Un client qui attend une réponse trop longtemps, un stock mal piloté, une décision de réassort prise sur des données périmées : voilà le coût réel d’une logistique sans visibilité.

Concrètement, Effitrace est une solution SaaS développée par EffiSYS, éditeur français dont la spécialisation historique est la logistique e-commerce. C’est l’outil qui orchestre l’ensemble des opérations physiques dans les entrepôts Acolyt, de la réception des marchandises jusqu’au traitement des retours, en passant par la préparation et l’expédition des commandes.

En pratique, côté réceptions, Effitrace planifie les arrivées de marchandises et permet de saisir les approvisionnements avec prise de rendez-vous quai. À réception, chaque article est tracé selon le niveau de granularité requis : par lot, par numéro de série, par DLUO pour les produits cosmétiques.

Ensuite, côté stocks, le WMS maintient une vision en temps réel de chaque référence par emplacement, avec des alertes automatiques dès qu’un seuil de rupture est atteint. Le réapprovisionnement peut être déclenché automatiquement selon un seuil défini ou selon la saisonnalité des ventes.

De plus, côté commandes, Effitrace orchestre la préparation : priorisation des expéditions, suivi à chaque étape dans l’entrepôt, numéros de suivis, etc.

Enfin, côté connectivité, Effitrace s’interface nativement avec Shopify, Prestashop, Magento et WooCommerce ainsi qu’aux différents ERP disponibles sur le marché. Il gère simultanément plusieurs canaux de vente (B2B et B2C) et plusieurs entrepôts, ce qui correspond à la réalité des marques premium qui opèrent en omnicanal depuis un stock unique.

Ainsi, via un accès web sécurisé, Effitrace permet aux marques partenaires de consulter leurs données logistiques directement : état des stocks, commandes en cours, statut des expéditions, historique des retours. C’est un premier niveau de visibilité, fonctionnel et fiable. Son interface reste toutefois celle d’un WMS, pensée pour des opérationnels de la logistique. C’est là qu’intervient Spacefill.

En pratique, Spacefill est une plateforme de collaboration logistique qui vient en surcouche d’Effitrace. Son rôle n’est pas de remplacer le WMS, mais de rendre ses données accessibles dans une interface conçue pour les équipes des marques, pas pour les équipes d’entrepôt. Spacefill se connecte à Effitrace via API et synchronise en temps réel l’ensemble des données opérationnelles.

Ainsi, en consultant Spacefill, une équipe e-commerce accède en quelques clics à l’ensemble des informations logistiques dont elle a besoin :

• L’état des stocks en temps réel, référence par référence, avec la répartition par source : stock chez le 3PL Acolyt, en boutique propre, en entrepôt interne si applicable.
• Le statut de toutes les commandes en cours, avec identification immédiate des commandes bloquées ou en incident. Plus besoin de contacter Acolyt pour savoir si une commande est bien partie.
• Les réceptions en attente et en cours de traitement, avec leur avancement. Vos équipes anticipent les entrées de stock sans avoir à demander un point par email.
• Les retours reçus et leur état de contrôle qualité, pour déclencher les remboursements ou échanges au bon moment.
• Les reportings de performance : SLA global, délai moyen de traitement, volume de commandes par période. Des données auditables, disponibles à tout moment, sans attendre un rapport mensuel.

Par ailleurs, Spacefill ne s’arrête pas au portail de consultation. Il peut se connecter aux outils que les équipes des marques utilisent déjà au quotidien : solutions SAV comme Gorgias, outils de gestion des retours, ERP, outils de comptabilité. L’objectif est que l’information logistique soit disponible là où le besoin se pose, sans que personne n’ait à jongler entre plusieurs plateformes.

Selon les données publiées par Spacefill, les prestataires qui déploient le portail constatent une réduction d’environ 50 % des échanges par email avec leurs clients. Concrètement, les questions qui généraient auparavant un aller-retour par email trouvent leur réponse directement dans l’interface, en quelques secondes.

En pratique, quand un client contacte votre service client pour savoir où est sa commande, chaque minute compte. Avec Spacefill connecté à Gorgias, l’opérateur SAV accède au statut exact de la commande directement depuis son interface de ticketing : en préparation, expédiée, en incident, numéro de suivi transporteur. La réponse au client est immédiate et précise. Plus aucun email à envoyer à Acolyt, plus aucune attente.

En effet, la gestion des stocks cesse d’être une boîte noire. Les équipes voient en temps réel quelles références approchent du seuil de rupture, quelles réceptions sont attendues et dans quel délai, et peuvent ajuster leurs décisions de réassort ou de mise en avant sur la boutique en conséquence. Les prévisions de vente s’appuient sur vos données réelles.

Ainsi, le reporting devient fiable et autonome. Taux de SLA, délai moyen de traitement, taux d’incidents, performance par canal : ces indicateurs sont consultables à tout moment, sans demander un rapport à Acolyt. Concrètement, c’est la différence entre piloter son activité et la subir.

L’argument central de cette approche est simple : un outil n’a de valeur que si les données qu’il affiche correspondent à la réalité opérationnelle. Un stock affiché comme disponible doit l’être réellement. Une commande indiquée comme expédiée doit avoir quitté l’entrepôt. C’est pourquoi Effitrace et Spacefill fonctionnent en tandem chez Acolyt : les données naissent dans les opérations physiques et remontent jusqu’à l’interface des marques, sans rupture et sans délai.

Taux de traitement J0 / J+1. En pratique, quelle proportion de commandes reçues avant le cut-off sont expédiées le jour même ou le lendemain ? C’est l’indicateur le plus direct de la performance opérationnelle de votre logisticien. Un bon prestataire dépasse 95 % sur cet indicateur.

Taux d’erreur de préparation. Ensuite, ce pourcentage de commandes comportant au moins une anomalie (mauvais article, mauvaise quantité, mauvais destinataire) doit rester en dessous de 0,5 % pour un prestataire spécialisé. Au-delà de 1 %, le coût du SAV commence à peser significativement sur la marge.

Exactitude de l’inventaire. De plus, l’écart entre le stock affiché dans le WMS et le stock physique réel lors des contrôles doit rester inférieur à 0,2 %. Au-delà, c’est un signal qui mérite investigation.

Délai moyen de traitement des retours. Par ailleurs, plus ce délai est court, plus votre stock est fluide et vos clients remboursés dans les délais légaux.

Taux de commandes bloquées ou en incident. Enfin, un tableau de bord qui remonte ces alertes en temps réel permet de les traiter avant qu’elles ne génèrent des réclamations clients.

Niveau de stock par rapport aux prévisions de vente. Ainsi, en croisant le stock disponible avec vos historiques, vous anticipez les ruptures avant qu’elles ne surviennent et vous évitez les réassorts en urgence qui coûtent cher.